Du hast mit der Arbeit an einem Projekt begonnen, und dann macht dein Kunde noch einen Rückzieher? Du hast umsonst gearbeitet, wenn du jetzt nicht belegen kannst, dass es einen Auftrag gab. Alles Wichtige inklusive Musterangebot hier..
Dein Kunde gibt dir ein Okay, und du startest mit deiner Arbeit. Du triffst dich vor Ort mit ihm und ihr besprecht, brainstormt, und du fertigst einige erste Entwürfe an. Die Entwürfe überzeugen den Kunden nicht. Er schreibt Danke, aber das sei wohl doch nicht das Richtige. Plötzlich reagiert dein Kunde nicht mehr. Von einem offiziellen Auftrag will er nichts wissen.
Was jetzt?
Der Kunde sagt, es gab keinen Auftrag.
Kannst du in dieser Situation belegen, dass er dir den Auftrag erteilt hat? Natürlich ist auch ein mündlicher Auftrag bindend. Nur ist der sehr schwer zu beweisen.
Wie ist es dazu gekommen?
Mündliche Verträge sind gefährlich für dich
Vielleicht hast du dich mit deinem Kunden Ja unterhalten und er sagte so etwas wie: Super, machen sie sich doch mal ein paar Gedanken und senden sie mir ein paar erste Skizzen, und dann sehen wir weiter.
Mündliche Verträge sind zwar gültig aber kaum nachzuweisen. Der Interessent hat in diesem Fall den Auftrag noch noch nicht wirklich erteilt, oder zumindest nicht nachvollziehbar erteilt.
Du brauchst eine schriftliche Bestätigung. So unterscheiden sich Bestätigungsschreiben, Angebot und Kostenvoranschlag.
Die gute Nachricht ist...
Du kannst dir die schriftliche Bestätigung ganz einfach selbst schreiben. Du bestätigst dem Kunden den Auftrag schriftlich mit einem Bestätigungsschreiben.
Vereinbartes schriftlich mit einem Bestätigungsschreiben festhalten. So gehts…
Zum Beispiel per Mail:
„Vielen Dank für das nette Gespräch. Ich bestätige hiermit dass ich wie vereinbart für Sie eine Illustration erstelle im Stil x für Anwendung x und zur Verwendung für die Dauer von x... zum Preis von x Euro zuzüglich Mehrwertsteuer. Zwei Korrekturstufen in der Entwurfsphase sind inklusive. Weitere Anpassungen zum Stundensatz x.“
Das sendest du deinem Kunden schriftlich zusammen mit deinen AGB. Es muss kein perfekt aufbereitetes PDF sein, aber mindestens als E-Mail solltest du es deinem Kunden schicken. Auf die AGB musst du ausdrücklich hinweisen, damit diese gültiger Vertragsbestandteil werden.
„Es gelten die beigefügten AGB.“
Entscheidend ist, dass du diese Bestätigung nicht Angebot nennst. Denn damit zeigst du ja gerade, dass es noch keinen Auftrag gibt.
Du brauchst sonst wieder eine Bestätigung deines Kunden zu deinem Angebot. In einem Bestätigungsschreiben fasst du nur zusammen, was bereits (mündlich) im Sinne eines Vertrages vereinbart wurde.
Das gilt übrigens für jede mündliche Vereinbarung, also auch Änderungen oder Erweiterungen des Auftrags, wenn sich diese ergeben. Immer solltest du es schriftlich festhalten und in Form einer Bestätigung an deinen Kunden schicken.
Dieses Bestätigungsschreiben zeigt im Streitfall später, was vereinbart war. Denn wenn dein Kunde deinem Bestätigungsschreiben nicht widerspricht, gilt das, was du dort geschrieben hast, als vereinbart.
Deshalb solltest du keine "Auftragsbestätigung" senden
Eine „Auftragsbestätigung“ bestätigt nur deine Absicht, den Auftrag so wie besprochen zu erfüllen. Es ist noch kein gültiger Vertrag. Du müsstest dann also wieder auf eine Bestätigung deines Kunden warten.
Achtung, schickst du eine "Auftragsbestätigung", brauchst du noch eine Bestätigung deines Kunden, damit ein Vertrag zustande kommt.
Einfacher und schneller zum Ziel kommst du also, wenn du den Vertrag selbst als vereinbart und bestätigt bezeichnest. Widerspricht dein Kunde nicht, hast du mit ihm einen gültigen Vertrag geschlossen.
Der Begriff Auftragsbestätigung ist also sehr anfällig für Missverständnisse. Am besten, du streichst diesen Begriff aus deinem Vokabular vollständig, und unterscheidest nur noch zwischen Bestätigungsschreiben und Angebot.
Dein Bestätigungsschreiben kannst du so formulieren: „Hiermit bestätige ich, x wie vereinbart für Sie zu erstellen...“
Entscheidend ist, dass aus dem Satz klar wird, dass es eine mündliche Vereinbarung gab.
Anders ist es natürlich, wenn es noch keine mündliche Vereinbarung für einen Auftrag gibt...
Wenn noch nichts vereinbart wurde: Dein Angebot oder Kostenvoranschlag (KVA) muss von deinem Kunden bestätigt werden
Vielleicht braucht dein Kunde ein schriftliches Angebot bevor es losgehen kann. Dann schickst du dieses zusammen mit deinen AGB.
Im Angebot musst du auf deine AGB hinweisen: “Es gelten die AGB im Anhang.“ Ein Link reicht nicht.
Erst bei einem Folgeauftrag kannst du auf die „bereits bekannten AGB“ verweisen.
Den Auftrag solltest du dir natürlich schriftlich bestätigen lassen von deinem Kunden. Manche lassen sich hierzu ein Angebot unterschreiben. Aber auch eine Mail von deinem Kunden reicht aus.
„Vielen Dank für das Angebot. Das nehmen wir gerne so an!“
Der unverbinliche Kostenvoranschlag. So kannst du mehr berechnen bei Mehraufwand.
Der Kostenvoranschlag heißt im Bundesgesetzbuch „Kostenanschlag“. Zwei Arten gibt es davon.
Den verbindlichen Kostenanschlag, bei dem du die Lieferung deines Werks (Werkvertrag, siehe unten) zu einem pauschalen Preis zusicherst.
Und den unverbindlichen Kostenanschlag.
Darin werden nur die voraussichtlichen Kosten aufgeführt. Wenn du unverbindlich bleiben willst, solltest du dein Angebot mit „Unverbindlicher Kosten(vor)anschlag überschreiben.
Für dich ist der Vorteil, dass deine Rechnung bis zu 20% höher liegen kann.
Aber nur unter einer Bedingung…
Wenn du siehst, dass deine Kosten wesentlich höher sein werden, musst du (gemäß §650 BGB) deinen Kunden sofort darauf hinweisen. Wesentlich höher bedeutet mehr als 10 %. Dein Kunde kann dann sein OK dafür geben. Oder den Vertrag kündigen und die entstandenen Kosten erstatten.
Das sagt das BGB zum Kostenanschlag (§ 649)
(1) Ist dem Vertrag ein Kostenanschlag zugrunde gelegt worden, ohne dass der Unternehmer die Gewähr für die Richtigkeit des Anschlags übernommen hat, und ergibt sich, dass das Werk nicht ohne eine wesentliche Überschreitung des Anschlags ausführbar ist, so steht dem Unternehmer, wenn der Besteller den Vertrag aus diesem Grund kündigt, nur der im § 645 Abs. 1 bestimmte Anspruch zu.
(2) Ist eine solche Überschreitung des Anschlags zu erwarten, so hat der Unternehmer dem Besteller unverzüglich Anzeige zu machen.
Bin ich gesetzlich an mein Angebot gebunden?
Du kannst in deinem Angebot selbst festlegen, wie lange es gültig ist. Ein mündliches Angebot ist nur zum Zeitpunkt der Abgabe verbindlich.
Doch es gibt einen Trick…
Wenn du schreibst: Dieses „Angebot ist freibleibend“ oder dieses „Preisangebot ist unverbindlich“ bist du zu keinem Zeitpunkt verpflichtet, einen Vertrag mit deinem Interessenten einzugehen.
In welchem Fall kann das für dich von Vorteil sein?
Das kann gut sein, weil du möglicherweise in der Zwischenzeit einen anderen Auftrag angeboten bekommst, vielleicht ja einen, bei dem du mehr verdienst und der mehr Spass macht.
Du kannst aber damit auch jederzeit deinen Preis noch mal anpassen falls nötig.
Ich würde dir empfehlen, diesen Satz einfach als Standard in deine Angebote mit aufzunehmen.
Was gehört rein in dein Angebot oder Bestätigungsschreiben?
Dein Angebot sollte eine eindeutige Beschreibung deiner Leistung enthalten. Was genau kann dein Kunde erwarten, und was nicht?
Wenn du hier ungenau bist, kann sich das bitter rächen.
Zum Beispiel, wenn du die Anzahl der Korrekturen nicht genannt hast. Solltest du dich trotzdem beschweren, wenn die Korrekturwünsche überhand nehmen?
Vielen Illustratoren beschweren sich lange nicht und hoffen nur, dass der Kunde bald durch ist mit allen seinen Korrektur-Wünschen.
Weil sie nicht sehen, worauf sie sich berufen sollen.
Wenn es einen bestimmten Termin für die Präsentation oder Abgabe gibt, kannst du diesen mit aufnehmen.
Bis wann du was von deinem Kunden brauchst, damit du den Termin einhalten kannst? Auch das solltest du hier im besten Fall mit aufnehmen, soweit es bereits vorhersehbar ist. (Ein Vorschlag wie du das formulierst findest du im Musterangebot, siehe unten)
Du brauchst eine Formulierung, die die Mitarbeit deines Kunden zur Bedingung macht. Dieser könnte etwa so lauten: „Sie verpflichten sich, soweit nötig, mitzuarbeiten und Leistungen rechtzeitig zu erbringen, die für eine rechtzeitige Lieferung nötig sind.“ (In den AGB der I.O. findet sich der entsprechende Absatz als Punkt 7: Mitwirkung des Auftraggebers.)
Natürlich braucht dein Angebot auch eine Summe. Entweder pauschal oder als unverbindliche Schätzung. (Siehe dazu die Unterscheidung oben, Angebot vs. Kostenvoranschlag.)
Deine AGB sendest du mit deinem ersten Angebot mit und weist ausdrücklich darauf hin.
Werden auch Vorgespräche und Skizzen vergütet?
Du entscheidest, ab wann dein Kunde zahlen muss.
Gut begründet kannst du natürlich immer auch mal in Vorleistung gehen. Nur sollte dabei immer klar bleiben, wie wertvoll bereits schnelle Ideen-Skizzen sind.
Bei vielen Illustrator*innen sind hier durch die kreative Idee bereits 90 % der späteren Wertschöpfung enthalten.
In vielen Fällen sind Entwurf und Idee die größte Kunst an deiner Arbeit als Illustrator*in. Denn oft kommt hier die Essenz jahrelanger Erfahrung zusammen.
Wenn du dazu neigst in Erstgesprächen mit Ideen überzusprudeln, kannst du überlegen, dir einen alternativen Weg zurecht zu legen. Von einem Lieblingsprojekt als passender Referenz erzählen zum Beispiel.
Deine wertvollen Ideen, auch wenn sie schnell und spontan kommen, kannst du dann später vorstellen und damit eine ganz andere Wertschätzung schaffen.
Wenn dein Interessent dich nach Skizzen fragt, mache am besten selbst einen offiziellen Auftrag daraus. Zum Beispiel so:
“Das mache ich gerne. In zwei Stunden sollte ich ein paar erste Skizzen hinbekommen. Dann liegen wir bei 150 Euro netto. Bis wann brauchen Sie die Skizzen?“
Wollen deine Illustrationskunden vorab Ideen-Skizzen sehen? Ein Taxi nach dem Weg fragen kostet nichts. Wer einsteigt und losfährt sollte aber bereit sein zu zahlen...
Es gibt auch Illustratoren die nicht bereit sind erste Skizzen abgekoppelt vom eigentlichen Auftrag zu erstellen. Sie befürchten, dass ein anderer Illustrator dann mit ihren Ideen weiter arbeiten könnte. Wie so viele Entscheidungen ist auch das eine Abwägung zwischen Chance und Risiko.
Werkvertrag oder Dienstvertrag, und warum das für dich ein grosser Unterschied ist
Für Werk- oder Dienstvertrag musst du dich nicht entscheiden. Aus dem Inhalt deiner Vereinbarung mit deinem Kunden ergibt sich automatisch, welcher Vertrag zutrifft.
Wenn du dich bereit erklärst ein Werk zu liefern für einen pauschalen Betrag, gehst du automatisch einen Werkvertrag ein.
Der Gesetzgeber geht davon aus, dass du als Experte und sogenannter Werkunternehmer den Aufwand und die Kosten korrekt abschätzen kannst.
Deshalb kannst du hier nicht plötzlich mehr verlangen als in deinem Angebot angegeben. (Es sei denn du hast einen „unverbindlichen Kostenvoranschlag“ abgegeben, siehe oben.)
Du kannst aber dafür sorgen, dass deine Leistung klar beschrieben ist. Zum Beispiel insbesondere mit einer bestimmten Zahl von Korrekturen. Dann schuldest du deinem Auftraggeber zwar ein fertiges Werk, ihr habt aber auch vorab bestimmt, wie viele Korrekturen dein Kunde hierbei erwarten darf.
Ein Werkvertrag ist also kein Freibrief für endlose Korrekturwünsche deines Kunden.
Die Abgrenzung des Dienstvertrags ist sehr einfach. Beim Werkvertrag lieferst du ein Werk, während du beim Dienstvertrag lediglich zusagst, einen Dienst zu erbringen. Ein bestimmtes Ergebnis wird hier aber nicht garantiert.
Ein Beispiel…
Wenn du als freier Designer auf Stundenbasis in einem Verlag an der Gestaltung eines Magazins mitarbeitest, ergibt sich aus der Aufgabenstellung ein Dienstvertrag.
Werkvertrag vs. Dienstvertrag, das ist der Unterschied
Sicherst du deinem Kunden zu ein Werk zu liefern, schliesst du einen Werkvertrag. Du erfüllst deine Aufgabe also, wenn du das Werk lieferst.
Ein Dienstvertrag erfordert nur einen Dienst, und kein fertiges Werk. Beispiel: Mitarbeit an einem Magazin-Layout für die Dauer von 2 Wochen. Du wirst bezahlt für deine Zeit und Bemühung, für das was du in dieser Zeit schaffst.
Es ist nicht deine Aufgabe ein fertiges Werk abzuliefern. Ein bestimmtes Ergebnis wird nicht garantiert.
Versprichst du hingegen, als selbständige Illustratorin, fertige Illustrationen (also Werke) für das Magazin zu liefern, gehst du automatisch einen Werkvertrag ein.
Achtung, du verlierst deinen Anspruch auf Mehrwertsteuer, wenn...
Wenn du gelegentlich für Endverbraucher arbeitest, ist es wichtig, dass du immer darauf achtest deine Preise als Nettopreise zu bezeichnen.
Nach herrschender Auffassung kann die Mehrwertsteuer nicht zusätzlich gefordert werden, wenn zuvor nicht extra darauf hingewiesen wurde, dass es sich um einen Nettopreis ohne Mehrwertsteuer handelt.
Deine Angebote, kurz zusammen gefasst
Unfreiwillig kostenlos arbeiten ist absolut ärgerlich. Aber genau das kann passieren, wenn es keine Vereinbarung Schwarz auf Weiss gibt, bevor du loslegst mit Skizzen und Ideen.
Entscheidend ist, dass sich dein Kunde vorab festlegt. Ist das ein Auftrag, oder ist es keiner? "Machen Sie mal ein paar Skizzen und dann sehen wir weiter" ist kein Auftrag.
Wenn du mit einem Kunden eine mündliche Vereinbarung hast, kannst du mit einem Bestätigungsschreiben einfach selbst einen gültigen schriftlichen Vertrag schaffen.
Widerspricht dein Kunde nicht, gilt was darin steht.
Wichtig ist dann natürlich auch, dass der Auftragsinhalt glasklar ist. Was kann dein Kunde von dir erwarten und was nicht? (Welchen Stil, wieviel Kolorierung, wieviele Korrekturen....?) Du solltest dich immer schriftlich absichern, auch wenn Änderungen im Laufe des Auftrags aufkommen.
Versuche für alles eine klare Vereinbarung im Voraus zu schaffen. Die meisten Punkte kannst du gut abdecken, indem du AGB verwendest. Wo du AGB erhältst und alles über die Vorteile erfährst du in diesem Artikel.
Wenn du ein Angebot oder Kostenvoranschlag schickst, brauchst du dafür noch eine Bestätigung. Bis zu 20 Prozent mehr Geld nehmen bei Mehraufwand kannst du nur, wenn du einen "Kostenvoranschlag" gesendet hast, in dem du deutlich machst, dass es sich um eine unverbindliche Schätzung handelt.
Aber auch ein Angebot ist kein Freibrief für deinen Kunden für endlose Korrekturen. Wichtig ist aber, dass du die Anzahl der Korrekturen klar benennst. (Das kann auch über deine AGB geregelt sein.)
Dein kostenloses Muster-Angebot, als PDF und offene Word-Datei herunterladen
Hier findest du ein Musterangebot mit allen wichtigen Punkten und allen "geheimen" Tricks und Kniffen, direkt in der Vorlage erklärt. Damit dir nie wieder ein vermeidbarer Fehler passiert. (Die Vorschau zeigt nicht den tatsächlichen Inhalt.) Die Vorlage bekommst du dann als PDF und Word-Dokument.
So kannst du sofort supereinfach damit arbeiten. Übrigens auch, wenn du keine Word Software hast...
Über Google Docs mit einem kostenlosen Google-Konto kannst du dort die Vorlage hochladen und den Inhalt ganz einfach anpassen.
Dein Angebot, Punkt für Punkt erklärt
Alles was in dein Angebot gehört, findest du zum Nachschlagen hier im Folgenden. (In dem Muster-Angebot, das du kostenlos herunter laden kannst ist alles direkt in der Datei erklärt. Das ist noch einfacher und übersichtlicher.)
Kunden-Adresse
Bei der Empfänger Adresse solltest du darauf achten, dass du die korrekte Unternehmensbezeichnung verwenden, also Zum Beispiel "Schöne Schuhe GmbH und Co. KG" statt "Schöne Schuhe"
Deine Absender-Adresse
Wenn du die Absender Adresse an der richtigen Stelle einfügst, ist sie im Sichtfenster des Briefumschlags zu sehen. So brauchst du dir keine Gedanken mehr darüber zu machen, wie du deine Absender-Adresse ordentlich auf den Briefumschlag bekommst.
Dein Name und Kontaktdaten
Deinen Namen und deine Kontaktdaten sollte der Kunde ganz einfach und schnell finden. Für den Fall, dass er noch eine Nachfrage zu deinem Angebot hat.
Angebots- und Gültigkeitsdatum
Neben dem aktuellen Datum kannst du optional angeben, wie lange dein Angebot gültig bleibt. Diese Angabe ist nicht nötig, signalisiert aber dem Kunden, dass er dir zeitnah eine Rückmeldung geben sollte, damit du planen kannst. Wenn du weiter unten im Text noch schreibst, dass dein Angebot freibleibend ist, hältst dir dir Möglichkeit offen abzusagen, so lange dein Kunde dich nicht tatsächlich beauftragt hat. Zum Beispiel für den Fall, dass dir ein noch besserer Auftrag angeboten wird.
Angebotsnummer
Eine Angebotsnummer ist nicht nötig. Sie kann aber ganz praktisch sein, zum Beispiel wenn du Angebotsvarianten erstellt. So ist es anhand der Nummer einfacher für den Kunden und dich, das ausgewählte Angebot eindeutig zu benennen.
Angebot Überschrift
"Angebot", „Kostenvoranschlag“ und „Bestätigungsschreiben“ haben rechtlich ganz unterschiedliche Bedeutungen. Angebot und Kostenvoranschlag müssen erst noch von deinem Kunden bestätigt werden, dein Bestätigungsschreiben wird dagegen auch gültig wenn dein Kunde nicht widerspricht.
Ein unverbindlicher Kostenvoranschlag ermöglicht dir, bis zu 20 Prozent mehr in Rechnung zu stellen, es muss dazu aber klar werden, dass es sich beim Preis (bzw. Aufwand) um eine unverbindliche Schätzung handelt.
Anrede
Sehr geehrte Frau x, sehr geehrter Herr y ist natürlich der Klassiker. Du kannst deinen Kunden aber hier natürlich auch anders ansprechen, wenn du das für passender hältst. Vielleicht passt ja ein lockeres Hallo sehr viel besser.
Arbeitsleistung
Hier beschreibst du was der Kunde konkret von dir bekommt. Je exakter du hier bist, desto weniger Missverständnisse kann es später geben.
Eine genaue Auflistung deiner Arbeits-Stunden brauchst du hier übrigens nicht aufzuführen. Schließlich ist für den Kunden nur das Werk an sich wichtig, nicht wie lange du daran gearbeitet hast.
Nutzungsrechte
Die Nutzungsrechte solltest du in jedem Fall genau beschreiben. Hier kann es schnell zu Missverständnissen oder sogar Streit kommen, wenn die Vereinbarung nicht eindeutig ist.
Der Preis
Den Preis gibst du immer an als Nettopreis, also ohne Mehrwertsteuer. Den passenden Mehrwertsteuerbetrag ergänzt du separat. Und erst darunter folgt der Gesamtbetrag. Wichtig: kommuniziere auch in der Angebotsphase deinen Preis als Nettopreis, falls zutreffend. Bei Einzelpersonen und Personen kann es sein, dass sie die Mehrwertsteuer nicht erstattet bekommen.
Hinweis auf Kleinunternehmerregelung
Wenn du Kleinunternehmer*in bist, also weniger als 22.000 € im Jahr verdienst, ergänzt du hier den folgenden Satz: "Im Sinne der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG enthält der ausgewiesene Betrag keine Umsatzsteuer”.
Du ziehst dann keine Mehrwertsteuer ein und sparst dir dadurch die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung.
Hinweis auf AGB und Abschluss
Hier weist du hin auf die Gültigkeit deiner AGB und kannst mit aufnehmen, dass dein Angebot freibleibend ist.
Solltest du in der Zwischenzeit einen anderen Auftrag reinbekommen haben, oder aus anderen Gründen diesen Job nicht mehr annehmen können oder wollen, kannst du den Auftrag ganz einfach mit einem Hinweis auf veränderte Umstände absagen.
Eine Höflichkeits-Formel rundet dein Angebot ab: „Wenn Sie noch Fragen haben, melden Sie sich gerne jederzeit.“
Tipp: Lieber noch mal deinen Kunden in den Fokus nehmen, anstatt nur von dir zu sprechen, zum Beispiel so: Ihr Projekt ist sehr spannend und schafft sicher einen echten Mehrwert, ich würde mich deshalb freuen, hieran mitwirken und zu einem tollen Ergebnis beitragen zu können.
Das klingt in den Ohren des Kunden wahrscheinlich besser als: Ich würde mich freuen, wenn Sie sich für mich entscheiden.
Deine Steuernummer und Umsatzsteuer-ID-Nummer
Eine Steuernummer erhältst du vom Finanzamt, wenn du deine freiberufliche Tätigkeit anmeldest. Eine Umsatzsteuer-ID-Nummer brauchst du übrigens auch als Kleinunternehmer, wenn du deine Arbeit ins EU-Ausland verkaufst, siehe weiter unten.
Mehr Infos dazu findest du beim Bundeszentralamt für Steuern, wo du die Nr. beantragen kannst. Alle Infos zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim BZSt.
Das musst du beachten wenn deine Rechnung ins Ausland geht (EU und Nicht-EU)
Regelung für Kunden in der EU
Dein Kunde sitzt ausserhalb Deutschlands in der EU? Bei dieser "innengemeinschaftlichen Lieferung" führt dein Kunde die Umsatzsteuer an sein Finanzamt ab (Reverse Charge Verfahren). So soll der Handel in der EU erleichtert werden.
Du weist also selbst keine Umsatzsteuer aus, sondern schreibst: „Auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers wird hiermit hingewiesen”. Auf deine Rechnung gehört dann deine Umsatzsteuer-ID und auch die deines Kunden. Es funktioniert also nur, wenn du und auch dein Kunde eine Umsatzsteuer-ID haben.
Wenn du Kleinunternehmer bist, kannst du eine Umsatzsteuer-ID extra zu diesem Zweck beantragen.
Regelung für Kunden ausserhalb der EU
Sitzt dein Kunde ausserhalb der EU nennt sich das Ausfuhrlieferung. Auch die ist befreit von der Umsatzsteuer. Du weist also keine Umsatzsteuer aus, und brauchst auch keine eigene Umsatzsteuer-ID.
Rechnung ins Ausland am Beispiel Schweiz
Geht deine Rechnung an ein Schweizer Unternehmen, schuldet dein Kunde die fällige Umsatzsteuer dem Finanzamt in der Schweiz.
Du stellst also eine Rechnung mit Nettobetrag und weist selbst keine Umsatztsteuer aus.
Du brauchst aber dazu die Umsatzsteueridentifikationsnummer deines Kunden (wie bei dem in der EU gültigen Reverse Charge Verfahren). Die nimmst du (in Angebot und) Rechnung mit auf. Hast du diese Nummer nicht von deinem Kunden bekommen, musst du dem Schweizer Kunden deine deutsche Umsatzsteuer von 7 (oder 19) Prozent in Rechnung stellen.
In deiner Rechnung musst du deinen Kunden darauf hinweisen, dass er selbst dafür verantwortlich ist die Umsatzsteuer abzuführen. Den Wortlaut solltest du am besten genau so beibehalten: Auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers wird hingewiesen. (Der hervorgehobene Teil ist Pflichtangabe.) (Quelle)
Hinweis: Diese Info ersetzt nicht die Beratung durch Anwalt oder Steuerberater. Eine Garantie für fehlerfreie Richtigkeit und Vollständigkeit kann ich leider/natürlich nicht geben.
Diese Software hilft dir beim Schreiben von Angeboten und Rechnungen
Natürlich gibt es auch Software die dich beim Schreiben von Angeboten & Rechnungen unterstützt.
Wenn du einige Angebote schreibst, kann sich diese Investitionen für dich schnell lohnen.
Was bringt dir das?
Du kannst Angebote sowie Rechnungen einfach duplizieren, oder ein Angebot ganz einfach in eine Rechnung umwandeln. Deine Angebote und Rechnungen sind automatisch fortlaufend nummeriert und Mehrwertsteuer-Beträge werden ganz automatisch errechnet und ergänzt.
Lösungen, die dir bei der Angebots- und Rechnungstellung helfen sind zum Beispiel Sevdesk oder Lexoffice.
Ich selbst nutze Lexoffice schon sehr lange und bin damit zufrieden. Angebote und Rechnungen stelle ich hiermit schneller und es schleichen sich viel seltener Fehler ein.
Für mich lohnt sich die Investition, auch weil das Programm an Elster angeschlossen ist und ich so die Umsatzsteuer-Voranmeldung vergleichweise schnell und einfach machen und versenden kann. (So zahle ich auch seltener Verspätungsgebühren und ich glaube, dass ich damit alleine das Geld für die Software schon fast wieder raus habe.)
Hier kannst du Lexoffice kostenlos testen.*
Hier kannst du dir Lexoffice mit 35 % Rabatt * für die ersten 12 Monate sichern.
Alternativ kannst du auch den anderen großen Anbieter sevdesk ausprobieren *, das hatte ich auch mal angetestet und es hat ganz ähnliche Funktionen wie Lexoffice.
* Bei den Links handelt sich um Affiliate Links. Das heißt, ich erhalte eine kleine Provision. Für dich entstehen dadurch keinerlei zusätzlichen Kosten. Mithilfe von Partnerprogrammen wie diesen kann ich noch mehr kostenlose Inhalte wie diese für dich erstellen.
Was sind deine Erfahrungen?
Hattest du schon mal Probleme, weil du zu früh losgelegt hast? Im besten Vertrauen erste Skizzen und Ideen entwickelt und dann der Kunde doch noch einen Rückzieher gemacht hat?
Eine kleine eigene Episode findest du unten in den Kommentaren zum nachlesen...
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Awww viele Dank dir für den tollen Text! Das hilft mir so sehr*
Arbeite gerade schon für ein Buch seit einem Monat und der Vertrag vom Verlag kommt und kommt nicht, jetzt werde wenigstens ein Bestätigungsschreiben rausschicken um mich zu versichern. Ich habe nur die Kontakte zur Lektorin und Schriftstellerin und hoffe dass mir das schon reicht wenn ich den beiden das schreibe und auf das „Vielen Dank für das Angebot. Das nehmen wir gerne so an!“ warte.
Danke dir so sehr für die Tipps!
Guten Tag, leider erhalte ich die Vorlage nicht per Email, auch nicht im Spam Ordner
Wie es kam, dass ich kürzlich viele Stunden umsonst gearbeitet habe:
EIGENTLICH waren die Interessenten supersympathisch und machten einen sehr ehrlichen und verbindlichen Eindruck. Menschlich schien es zu passen, und was Stil und Thema angeht hätte es auch perfekt gepasst.
Da der „Kunde“ mündlich zugesagt hatte und es eilig hatte (und bis dahin auch nichts auf kommende Schwierigkeiten hindeutete) startete ich in das Projekt. (Alle Vorsicht vergessend, da alles so einen guten Eindruck machte.)
Der vom Kunden angekündigte Vertrag sollte nur noch Formsache sein, denn alles inhaltliche inklusive der Rechte war bereits besprochen. Dann aber…
Weitere Kollegen und wohl insbesondere die Rechtsabteilung waren der Meinung, dass sie alle Rechte brauchen. Meinen Preisaufschlag hierfür konnte man überhaupt nicht nachvollziehen, selbst nach 10 mal erklären nicht. Nach etwa einem ganzen Tag Aufwand für zwei erste Treffen, erste Ideen und Skizzen und extrem nerviges endloses Ausdiskutieren des Vertrags (Sie hatten meine AGB komplett auf den Kopf gestellt, mindestens die Hälfte gestrichen und Absatzweise neue Passagen ergänzt) musste ich einsehen, dass es das Beste ist, die Reissleine zu ziehen um nicht noch mehr Zeit zu verlieren.
Besser hätte mein erster Eindruck nicht sein können. Und mehr hätte ich mich darin nicht täuschen können…
Ist dir schon ähnliches passiert?
Yep… kommt mir sehr bekannt vor :). Auch neulich erst die Erfahrung gemacht.