3 grosse Fehler in deiner Rechnung die dich Geld kosten (+ Muster-Rechnung)

Fehler in deiner Rechnung können sehr teuer sein. Wir sehen uns drei Fehler an, die schnell passieren, aber große Auswirkungen haben können. Kennst du sie? Und ich stelle dir eine Marketing-Idee für deine nächste Rechnung vor...

1. Fehler: Die Beschreibung und Einräumung von Nutzungsrechten fehlt

Es gibt mehrere Gründe, warum du in deiner Rechnung die Einräumung von Nutzungsrechten ausdrücklich formulieren solltest. 

Für urheberrechtliche Leistungen gilt die Mehrwertsteuer von 7 Prozent. 

Deine Hauptleistung, rechtlich gesehen, ist das Einräumen von Nutzungsrechten. Das macht dich zum Urheber.

Deshalb darfst du deine Arbeit mit dem geringeren Mehrwertsteuersatz von 7 % abrechnen. Nach geltendem Recht müsstest du das sogar. Viele Illustratoren arbeiten aber mit 19 %. Manche vielleicht aus Unwissenheit.

Und wieder andere haben vielleicht eine falsche Information von einem Finanzbeamten bekommen, der sich nicht auskennt.

Finanzämter haben oft in der Praxis kein Problem damit, wenn du deine Rechnungen mit 19 % abrechnest. Dem Staat entgeht dadurch ja nichts, im Gegenteil.

Der verringerte Mehrwertsteuersatz kann aber für dich ein echter Vorteil sein. 

Für Privatpersonen und Vereine, die die Mehrwertsteuer nicht absetzen können, wird deine Arbeit mit der geringeren Mehrwertsteuer von 7 Prozent spürbar günstiger.

Ohne Einräumung von Nutzungsrechten darf dein Kunde die Arbeit streng genommen nicht nutzen

Wenn du für deine Illustration kein Nutzungsrecht einräumst, darf dein Kunde die Arbeit eigentlich nicht nutzen. Damit bringst du ihn in eine rechtlich heikle Lage. Möglicherweise ohne sein Wissen.

Der Kunde vertraut darauf, dass du als Illustrator*in den Auftrag rechtssicher für ihn abwickelst.

Es gibt viele Fälle, in denen weitgehende Nutzungsrechte von der Erstellung von Skizzen oder Illustrationen entkoppelt ist.

So kann zum Beispiel eine Werbeagentur eine Gestaltung für einen Pitch beauftragen. Hier geht es also erstmal nur darum, deine Illustration innerhalb einer Präsentation verwenden zu dürfen. Aber auch hier solltest du immer Nutzungsrechte einräumen.

So ist immer glasklar, wofür dein Kunde deine Arbeiten nutzen darf. Zum Beispiel mit einer Formulierung wie dieser: „Inklusive Nutzungsrecht für interne Präsentation“

Vorteile bei gerichtlichen Auseinandersetzungen

Wenn es für dich mal zu einer Auseinandersetzung vor Gericht kommen sollte ist es wichtig, dass du als Urheber auftrittst. Und damit als jemand der eine urheberrechtlich geschützte Leistung erstellt hat.

Zwei Dinge zeigen dann insbesondere an, ob dies der Fall ist. Erstens: Du hast Nutzungsrechte schriftlich eingeräumt. Und zweitens: Du hast deine Arbeit entsprechend mit 7 Prozent Mehrwertsteuer berechnet.

Was wenn du deine Arbeit mit 19 % Mehrwertsteuer berechnet hast?

Vor Gericht könnte das so gewertet werden, dass du eine reine Dienstleistung erbracht hast. Und damit steht der urheberrechtliche Schutz in Frage. Natürlich kann auch ein Richter einsehen, dass du einfach nur den „falschen“ Mehrwertsteuersatz angewendet hast. Sicher bist du aber, wenn du es gleich richtig machst. Also 7 % berechnest und Nutzungsrechte nachvollziehbar einräumst.

2. Fehler: Du hast die Nutzungsrechte zu ungenau beschrieben

Neben einer fehlenden Einräumung von Nutzungsrechten ist aber auch eine ungenaue Beschreibung von Nutzungsrechten gefährlich für dich.

Nehmen wir an, du hast Illustrationen für deinen Kunden erstellt. Bei Auftragsbeginn hat er dir gesagt, dass er die Bilder online auf seiner Webseite und gedruckt auf Flyern und ähnlichem verwenden will.

Weil es schön einfach ist, schreibst du schließlich in deiner Rechnung: ...

Inklusive Einräumung der Nutzungsrechte auf ihrer Webseite und in Drucksachen.

Zwei Jahre später kommt dein Kunde nochmal auf dich zu und fragt, ob eine Nutzung auf einem Buchcover damit auch mit abgedeckt ist. 

Was nun? 

Ein Buchcover ist eindeutig auch eine Drucksache. Allerdings hast du damals nicht gedacht, dass dein Kunde damit auch ein Buchcover gestalten will. Offenbar funktionieren deine Illustrationen in seinem Kontext ja so gut, dass er sie immer wieder einsetzt. Und insofern erscheint dir eine weitere Vergütung als angemessen.

Du kannst jetzt natürlich einen weiteren Betrag aufrufen.

Schließlich ist dein Kunde ja offenbar selbst nicht sicher, ob diese Nutzung mit eingeschlossen ist. Trotzdem ist nicht ausgeschlossen, dass sich bei ihm eine kleine Unzufriedenheit einstellt. Oder er sich Kulanz gewünscht oder sogar erwartet hätte.

Das Beispiel ist mir so passiert. Und es gab immer wieder Situationen, in denen ich mich geärgert habe, weil ich Nutzungen nicht so akkurat beschrieben habe.

Manchmal konnte ich dann noch etwas berechnen. Aber manchmal habe ich einfach nicht die Möglichkeit gesehen, wie ich vernünftig gegen meine eigene Formulierung von Nutzungsrechten argumentieren sollte.

Eine schnelle unbedachte Formulierung von Rechten kann dich in der Zukunft einige hundert oder sogar tausende Euro kosten.

Dir 5 Minuten Zeit nehmen, um in deiner Rechnung die Einräumung der Nutzungsrechte klar und präzise zu beschreiben ist wirklich gut investierte Zeit.

Weitere Beispiele von ungenauen Formulierungen, die dazu führen können, dass du Geld verlierst.

Der große und unterschätzte Unterschied zwischen einfacher und exklusiver Verwendung

Manchmal erreicht dich ganz unverhofft eine Anfrage nach einem bereits fertigen Bild. Ein solcher Auftrag ist natürlich doppelt schön. Denn du verdienst Geld, ohne dass du dafür etwas neu zeichnen brauchst. (So ungefähr fühlt sich vielleicht das Weihnachtsgeld bei den Angestellten an?)

Das Problem ist…

Wenn du deine Illustration an deinen Kunden nicht ausdrücklich nicht exklusiv verkauft hast, dann hast du automatisch ein exklusives Nutzungsrecht eingeräumt. 

Damit hast du das Recht verloren, es noch jemand anderem verkaufen zu können.

Nur wenn du dein Nutzungsrecht als „einfaches“ Nutzungsrecht einräumst, kannst du es später auch anderen Kunden verkaufen. 

Checkliste: So wird deine Beschreibung klar und präzise

Nicht immer kann oder will der Kunde vorher genau sagen, ob es möglich ist, dass du deine Arbeit nachher zeigen darfst. In diesen Fällen kannst du einen echten Anreiz schaffen, dass der Kunde sein OK gibt. Wenn du deine Arbeit nicht zeigen darfst, ist dein Preis ganz einfach höher.

Das kannst du nachvollziehbar mit dem geldwerten Vorteil begründen, den du hast, wenn du deine Illustration zeigen darfst. 

Eine wirklich gute Referenz ist Gold wert.

So überlegt der Kunde wirklich, ob etwas dagegen spricht. Hier ist deine Position am stärksten.

Und du musst nicht nachher deinem Kunden und der Info hinterherlaufen. (Und schließlich vielleicht sogar aufgeben, weil dein Kunde sich einfach nicht dazu äussert).

So sieht deine korrekte Rechnung aus [Musterrechnung zum herunterladen]

Achtung, das Bild zeigt nur eine Vorschau und nicht den tatsächlichen Inhalt des Musters.

Wie du deine Rechnung als Marketing-Tool für deinen nächsten Auftrag nutzen kannst...

Wie kannst du deine Rechnung dafür nutzen, die Chancen auf einen nächsten Auftrag zu verbessern? ​

Was erstmal komisch klingt ist eigentlich gar nicht abwegig. Im Alltag setzen ganz viele Unternehmen auf kleine Kniffe, die dafür sorgen, dass die Kunden schneller wieder kommen. In Serien nennt man dieses Prinzip Cliffhanger. Das Ende einer Episode zieht dich in die nächste gleich wieder hinein. 

Im Marketing tauchen ähnliche Ideen unter verschiedenen Namen auf. Cashback, Stempelkarte, 3 zum Preis von 2, VIP-Punkte, Vorteilsprogramm…

Mit dieser Idee machst du aus deinen Rechnungen ein Marketing-Tool.

Cashback oder Stempelkarte

Die Stempelkarten kennst du vermutlich aus manchen Cafes. Hast du 10 Stempel gesammelt, bekommst du einen Kaffee gratis. Ein ganz einfaches aber wirksames Mittel der Kundenbindung.

Warum solltest du das nicht für dich genauso nutzen? So könntest du deinem Kunden je 100 Euro Auftragswert 10 Euro Guthaben in Aussicht stellen. Hat er 1000 Euro bei dir ausgegeben, kann er die 100 Euro beim nächsten Auftrag anrechnen lassen. 

Der Kunde kann also einen Dankeschön-Rabatt bekommen, aber eben passend zum echten Umsatz.

Warum funktioniert es?

Angenommen, du hast durch Einkäufe ein „Guthaben“ von 85 Euro angesammelt. Gefällt dir die Idee, das Geld einfach ungenutzt zu verlieren?

An zwei Stellen ist mir das kürzlich begegnet:

Bei einer Bestellung im Lego Online Shop (für eine Bestellung habe ich VIP-Punkte im Wert von x Euro erhalten, die ich für eine weitere Bestellung verwenden kann.)

Bei der Drogerie Müller, die auf jeden Kassenbon einen Gutscheincode druckt, abhängig von dem Einkaufswert. Mit meinem nächsten Einkauf konnte ich knapp 2 Euro zurück bekommen. 

Und plötzlich fragst du dich, was du denn aktuell noch gebrauchen könntest. Und diesen Impuls kannst du auch bei deinem Kunden auslösen. 

„Welches Projekt haben wir denn aktuell, für das wir unser Guthaben nutzen könnten?“

Das noch vorhandene Guthaben kann auch ein Aufhänger sein um dich in Erinnerung zu bringen. Warum nicht einmal im Jahr deine alten Kunden an ihr Guthaben erinnern? Oder deinen eingeschlafenen „Super-Traum-Kunden“ wieder zum Leben erwecken?

Du könntest deine Nachricht auch per Post schicken, dann kann sich dein Kunde seinen Euro-Schein (im Wert von zb 103 Euro) als Erinnerung an seine Pinnwand hängen.

Was sind deine Erfahrungen?

Hast du dich in dem Artikel wieder gefunden? Ist dir das ein oder andere Missgeschick im Umgang mit deinen Rechnungen schon passiert? 

Welcher "Trick" fehlt noch? Hast du noch weitere Ideen hierzu?

Ich freue mich über deinen Kommentar.