Was sind die 2 Tricks, die Kunden nutzen um nicht zu zahlen? Wie viele Mahnungen sind nötig? Was ist der beste Weg dein Geld zu bekommen? Was ist ein Online Mahnantrag, und wann solltest du ihn nutzen? Und wann ist es besser aufzugeben. Das alles erfährst du hier...
Hast du das schon mal erlebt?
Du hast einen fordernden Auftrag hinter dich gebracht und bist froh, dass du den Auftrag endlich abschliessen konntest. Der Kunde war alles andere als leicht.
Und jetzt das!
Du bemerkst, dass dein Kunde immer noch nicht gezahlt und die Zahlungsfrist schon lange überschritten hat. Da du professionell bleiben willst, schickst du eine freundliche Erinnerung. Und noch eine Erinnerung.
Und schließlich, mittlerweile ziemlich genervt und frustriert, weil dein Kunde auch gar nicht mehr erreichbar ist, die erste Mahnung. Doch beim Kunden regt sich nichts...
Der Frust ist damit auf dem Tiefpunkt angekommen.
Und jetzt?
Noch eine Mahnung? Anwalt einschalten? Oft sind es ausgerechnet die Kunden, die noch einen super entgegenkommenden Preis bekommen haben, die dann solchen Ärger bereiten. (Und tendenziell wohl eher Erstkunden, als Stammkunden.)
Um jetzt dein Geld schnell zu erhalten, solltest du möglichst schnell handeln, um deinem Kunden zu signalisieren, dass er damit nicht durchkommt.
2 Taktiken deiner Kunden, wie Sie eine Zahlung umgehen wollen
Einige Kunden scheinen zu denken, dass sie mit gewissen Taktiken der Zahlung noch entgehen können. Zumindest machen Sie es dir damit maximal schwer, dein wohlverdientes Geld zu bekommen.
2 Lieblingstaktiken von Kunden die nicht zahlen wollen
Dein Kunde stellt den Wert deiner Leistung in Frage. Stellt es so dar, als hättest du seine Wünsche nicht wirklich erfüllt, oder als sei das Ergebnis nicht nutzbar.
Die zweite sehr beliebte Taktik ist, dass dein Kunde die Abnahme verweigert oder das Projekt einfach nicht zu Ende bringt, zum Beispiel indem er einfach komplett abtaucht und nicht mehr erreichbar ist.
Auf deine letzten Rückfragen hast du keine Antworten bekommen, und es ist nahezu unmöglich, deinen Kunden zu sprechen oder eine Antwort zu erhalten. Die Hoffnung deines Kunden ist wohl, dass du die Leistung nicht in Rechnung stellst, solange sie nicht vollständig von dir abgeschlossen werden konnte.
Der häufigste und üblichste Fall aber ist wohl, dass der Kunde die Leistung zwar abgenommen hat, aber trotzdem nicht zahlt.
Insbesondere um diesen Fall soll es im folgenden gehen.
Wann ist der Kunde in Zahlungsverzug?
Wenn das von dir in deiner Rechnung genannte Zahlungsziel verstrichen ist, ist die Zahlung fällig. Üblich sind 10 bis 14 Tage.
Aber auch wenn du keine Frist angegeben hast ist klar geregelt, wann dein Kunde spätestens zahlen muss.
Ohne Angabe greift die gesetzliche Regelung. Dann ist dein Kunde nach spätestens 30 Tagen in Verzug.
Sollte in deiner Rechnung versehentlich die Frist zur Zahlung fehlen, kannst du sie auch bei deiner Zahlungserinnerung noch ergänzen.
Hier kommt die gute Nachricht...
Wie viele Mahnungen sind vorgeschrieben?
Dass du Mahnungen schreiben musst, ist ein häufiger Irrtum. Dein Kunde ist in Zahlungsverzug, sobald die von dir angegebene Frist verstrichen ist.
Oder alternativ spätestens nach 30 Tagen.
Wenn du zwei Wochen Zeit zur Zahlung eingeräumt hast, und kein Geld erhalten hast, kannst du also theoretisch sofort zum gerichtlichen Mahnverfahren übergehen oder einen Anwalt oder Inkassobüro einschalten.
Es braucht also nur eine unstrittige und fällige Forderung.
Natürlich ist es nicht zu empfehlen, sofort einen Anwalt oder Inkassobüro zu beauftragen. Oft braucht die Buchhaltung etwas länger, und dein Geld ist, mit wohlwollendem Blick darauf, eigentlich schon auf dem Weg zu dir.
Genau genommen sind aber Mahnungen nicht nötig.
Wenn dir also klar ist, dass dein Kunde nicht zahlen will, kannst du dir das Schreiben von Mahnungen auch gleich sparen.
Der eleganteste und beste Weg, dein Geld zu bekommen
Oft steckt gar keine böse Absicht dahinter, dass deine Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Die Buchhaltung braucht länger, oder deine Rechnung ist bei deinem Ansprechpartner liegen geblieben.
Oder es gibt keine eigene Buchhaltung und die Büro-Orga ist nicht die Beste. Eine kleinere GBR kann deine Rechnung auch ganz ohne böse Absicht mal vertrödeln.
Der beste und schnellste Weg?
Ruf einfach an und frag nach, so weißt du sofort woran es liegt, oder wo es hakt. E-Mails bleiben oft zunächst unbeantwortet, und bei dir wächst der Frust. Und vielleicht fälschlicherweise die Überzeugung, dass dein Kunde dich absichtlich ignoriert.
Du tust dir also auch selbst den grössten Gefallen, wenn du schnell und einfach am Telefon nachfragst.
Ist das nicht unangenehm?
Mit Sicherheit gibt es Schöneres als nach einer unbezahlten Rechnung zu fragen. Du kannst aber auch gerade in solchen Momenten deinem Kunden zeigen, dass du ein freundlicher und wohlmeinender Geschäftspartner bist. Im besten Fall entsteht in einer kleinen Krise etwas mehr gegenseitiges Vertrauen in den anderen. Dazu ist natürlich auf beiden Seiten Wertschätzung nötig.
Wenn die Situation eskaliert, wird es wohl keine weitere Zusammenarbeit geben.
Dein Kunde wird froh sein, dass du unkompliziert nachfragst, anstatt gleich bürokratisch Mahnungen zu schreiben.
So wird üblicherweise gemahnt
Wie oben bereits genannt, macht es oft keinen Sinn, den üblichen Weg zu gehen. In einigen Fällen ist ja längst klar, dass dein Kunde nicht zahlen will.
Dies nur kurz nochmal vorab...
Die erste Mahnung / Zahlungserinnerung
Deine erste Mahnung ist freundlich, aber eindeutig. Du forderst deinen Kunden auf, dass er bis zu einem bestimmten Termin zahlen soll. Typischerweise innerhalb von 7 bis 14 Tagen.
Die erste Mahnung wird oft etwas freundlicher mit Zahlungserinnerung statt mit Mahnung überschrieben.
Wie werden Verzugszinsen berechnet?
Verzugszinsen solltest du nicht sofort berechnen, wenn der Kunde die Zahlung verschwitzt hat. Das gehört eher zu den letzten Mitteln.
Der Prozentsatz ergibt sich aus zwei Komponenten. Dem Basiszinssatz und dem Verzugszinssatz. Aktuell könntest du bei Endverbrauchern ca 4 Prozent Zinsen (aufs Jahr) berechnen. Bei Unternehmen ca 8 Prozent.
Mehr zur Berechnung von Verzugszinsen erfährst du hier.
Wie werden Mahnkosten berechnet?
Du kannst Mahnkosten berechnen, allerdings nur „tatsächlich entstandene Sachkosten“. Das heißt: Porto, Briefpapier und ähnliches. Eine beliebige Strafgebühr oder "Schmerzensgeld" kannst du dir hier also nicht ausdenken.
Die Zweite Mahnung:
Eine zweite Mahnung lohnt sich kaum. Denn die Zahlwilligen zahlen in der Regel spätestens nach der ersten Mahnung oder Zahlungserinnerung.
Das jedenfalls ergab eine Studie, zu der ich vor einiger Zeit mal einen Artikel gelesen habe. (Leider finde ich diesen nicht mehr. Falls dich das interessiert und du ihn findest, schreib mir gerne!)
Wenn du eine zweite Mahnung schreiben willst, sollte der Ton hier nicht mehr so freundlich sein, da es dem Anschein nach kein Versehen ist, dass dein Kunde nicht zahlt.
Du könntest also formulieren: „Ich erwarte ihre Zahlung bis zum…“ und überschreibst deinen Brief nun mit Mahnung statt mit Zahlungserinnerung.
Ein Brief per Post wirkt offizieller als ein PDF per E-Mail. (Und noch mehr Eindruck macht es natürlich, wenn eine Postkutsche deinen Brief bringt.)
Die dritte Mahnung:
Hier soll der Ernst der Lage final deutlich gemacht werden. Zum Beispiel indem du deinen Brief per Einschreiben sendest.
Inhaltlich gleicht er der zweiten Mahnung. Du könntest noch etwas schärfer formulieren, zum Beispiel mit „Letzte Mahnung“
Wenn du nicht zahlst, dann…
Du weist hier nun auch auf die Folgen hin, zum Beispiel so: „Wenn ich den Zahlungseingang nicht bis [Zeitpunkt x] feststelle, wird ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet. Dadurch kommen erhebliche weitere Kosten auf Sie zu.“
In diesem Fall bringen Mahnungen nichts
Wenn dein Kunde auf die erste Erinnerung/Mahnung nicht reagiert, lohnt es sich zu überlegen, ob du nicht gleich den nächsten Schritt gehst. Vielleicht weißt du ja sowieso schon, dass sich dein Kunde sperrt. Dann solltest du dir den Aufwand mit den Mahnungen auf jeden Fall sparen.
Das gerichtliche Mahnverfahren (Online-Mahnantrag)
Selbst ausfüllen und absenden
Das gerichtliche Mahnverfahren ist nicht allzu kompliziert, und du kannst es selbst auf den Weg bringen. Genau hierfür ist es gedacht, um die Gerichte zu entlasten.
Wann solltest du das Mahnverfahren selbst ausfüllen und absenden?
Den Online Mahnantrag solltest du selbst ausfüllen und absenden, wenn du begründet Sorge hast, dass dein Kunde insolvent ist.
Denn wenn du das gerichtliche Mahnverfahren über einen Anwalt oder Inkassobüro abwickelst, und die Insolvenz festgestellt wird, bleibst du auf deinen Kosten sitzen.
Auch wenn du nicht das Geld hast, um das Geld für einen Anwalt vorzustrecken, kannst du es selbst machen. Bei mir kostete es jeweils etwa 250 Euro über den Anwalt. (Das Geld bekam ich immer wieder, es dauerte aber mitunter wirklich lange, bis zu 2 Jahre.)
Hier kannst du Mahnverfahren selbst auf den Weg bringen >> KLICK
Du bekommst dort Beschreibungen und Hilfen beim Ausfüllen. Und auch eine Hotline steht zur Verfügung. Wenn du das Mahnverfahren gestartet hast, wird es formal geprüft und nimmt dann seinen Lauf.
Es wird nicht inhaltlich geprüft. Was bedeutet das?
Wenn dein Kunde in Zweifel zieht, dass er überhaupt zahlen muss, kann er Widerspruch einlegen. Nachdem dein nicht zahlender Kunde nun Post bekommt, hat er zwei Wochen Zeit zu reagieren.
Diese Möglichkeiten hat dein Kunde. Er kann:
Wenn er die Frist verstreichen lässt solltest du den Vollstreckungsbescheid möglichst schnell beantragen. Du hast 6 Monate hierfür Zeit. Weil dein Kunde aber Widerspruch noch bis zum erlassenen Bescheid einlegen kann, solltest du das viel eher, also möglichst schnell machen.
Du erhältst nun den Vollstreckungsbescheid. Dein Kunde hat dann nochmal 14 Tage Zeit Widerspruch einzulegen. Macht er das nicht, kannst du daraufhin eine Zwangsvollstreckung beauftragen.
Aber was, wenn dein Kunde hier nun Widerspruch einlegt?
Du kannst natürlich aufgeben, wenn der Betrag den großen Aufwand nicht lohnt. Oder dir einen Anwalt nehmen und die Sache vor Gericht klären. Hier hilft es dir, wenn du eine Rechtschutzversicherung hast. Diese hast du zb. gleich mit dabei, wenn du Mitglied in der Illustratoren Organisation (I.O.) bist.
Was kostet das Mahnverfahren?
Das gerichtliche Mahnverfahren kostet bei Forderungen bis 1.000 Euro einheitlich 32 Euro (Stand 2020). Darüber dann abhängig von der Höhe etwas mehr. Hier kannst du die Kosten berechnen: Kostenrechner der Mahngerichte.
Zunächst zahlst du das selbst, bekommst es aber wieder, wenn dein Kunde gezahlt hat. Er wird aufgefordert den Rechnungsbetrag + Gebühren zu zahlen.
Einen Anwalt oder Inkassobüro beauftragen
Wenn du dich nicht selbst um das Eintreiben deiner Rechnung kümmern willst (und wer will das schon?) kannst du auch einen Anwalt oder ein Inkassobüro beauftragen.
Der Vorteil ist:
Du musst dich nicht selbst damit beschäftigen, sparst Zeit und schonst deine Nerven. Auch haben offizielle Briefe von einem Anwalt oder einer Inkassofirma sicher eine größere Wirkung.
Wann solltest Anwalt oder Inkassofirma lieber nicht beauftragen?
Wenn fraglich ist, ob dein Kunde die Rechnung wirklich zahlen muss, solltest du das lieber nicht abgeben. Denn theoretisch könntest du auf den Kosten sitzen bleiben. (Bei mir waren das in der Regel Anwaltskosten von etwa 250 Euro, die ich aber immer wieder erhalten habe, auch wenn es teilweise wirklich lange gedauert hat, bis zu 2 Jahre.)
Auch wenn es ernsthafte Hinweise gibt, dass der Kunde insolvent sein könnte, solltest du dir das gut überlegen.
Dein Kunde muss die Gebühren zwar übernehmen, wenn er allerdings insolvent und zahlungsunfähig ist, bleibst du auf deinen Kosten für einen Anwalt sitzen.
Wann sollte ich mich damit abfinden, das Geld nicht zu bekommen?
Es gibt Fälle in denen lohnt es sich nicht, dem Geld hinterher zu laufen. Natürlich ist das ärgerlich.
Wenn es nur um wenig Geld geht, merkt man, dass es dabei vielleicht oft weniger um das Geld geht, sondern um das schlechte Gefühl, betrogen zu werden. Es ist schmerzlich ungerecht.
The random clever quote
Als ich jung war, glaubte ich, Geld sei das Wichtigste im Leben. Heute, da ich alt bin, weiß ich, dass es so ist.
Oscar Wilde
Trotzdem gibt es Fälle in denen ist es besser für dich, wenn du dich damit abfindest, das Geld nicht zu bekommen. Das ist vor allem immer dann der Fall, wenn es nur um einen kleinen Betrag geht.
Ein Online Mahnantrag kostet Zeit. Auch wenn du das an einen Anwalt abgibst, kostet dich das Zeit. Und du weißt dann nicht, ob du das Geld für den Anwalt auch wieder zurück bekommst. Auch wenn es schwer fällt, sollte man sich daher überlegen, ob man nicht besser versucht, eine ganz nüchterne Rechnung anzustellen.
Sagen wir, dein Kunde schuldet dir 100 Euro.
Wie viel Zeit ist dir dieses Geld wert? Schnell kommen ein paar Stunden zusammen für Erinnerungen, Mahnungen, Telefonate, Wege zur Post oder zum Briefkasten. Oder du brauchst Zeit um einem Anwalt die Situation zu schildern, alle Unterlagen zusammen zu suchen usw.
Und es ist ja auch so, dass jede Stunde, die du damit verbringst, eine Stunde mit eher schlechter (oder sogar hundsmiserabler) Laune ist!
Jeder muss für sich selbst bestimmen, wo die Grenze in Euro ist, ab der sich der Aufwand lohnt. Es geht aber gar nicht ums Geld? Ich kann nur zu gut verstehen, wenn du dich nicht damit zufrieden geben willst, dass ein Kunde damit einfach durch kommt. Ich ertrage das selbst ganz schlecht.
Vielleicht hilft dieser Gedanke...
Du kannst jederzeit deine Rolle wechseln. Von der Person, der das passiert, hin zu der Person, die sich aktiv dafür entscheidet, dass diese Sache oder Situation nicht länger Teil deines Lebens sein soll. Ganz einfach, weil es sich für dich nicht lohnt.
Die ganze Angelegenheit ist zu einem reinen Verlustgeschäft geworden. Finanziell, aber auch emotional.
Wenn du das so klar für dich abschliessen kannst, gibt es keinen Grund sich zu ärgern, weil du die volle Kontrolle über die Situation und deine Sicht auf die Situation hast.
(Eine mögliche Lösung könnte sein, kleine Beträge bis zu 300 Euro zum Beispiel vorab bezahlen zu lassen.)
Fazit und Zusammenfassung
Es ist immer gut, erstmal den kurzen und unkomplizierten Weg zu gehen. Anrufen und kurz sprechen klärt die Sache bereits in vielen Fällen.
So bleibt das Verhältnis vielleicht sogar unbeschadet. Wenn der Kunde aber nicht zahlt oder zahlen will, hast du diese Möglichkeiten.
Mahnen: Schriftliche Mahnungen können Sinn machen, aber wer nach spätestens 2 Mahnungen nicht reagiert, der tut es sehr wahrscheinlich auch nicht nach der dritten, vierten, fünften... Dann lieber zum nächsten Schritt.
Mahnverfahren: Den Online Mahnantrag kannst du selbst ausfüllen und absenden.
Anwalt beauftragen: Wenn du in der I.O. bist und damit eine Rechtschutzversicherung hast, kannst du damit recht entspannt einen Anwalt beauftragen. Zwar kann dich das im schlechtesten Fall auch Geld kosten, aber du weißt zumindest, dass du dir um deine Vertretung durch einen Anwalt vor Gericht keine Sorgen machen brauchst. Du übergibst deine Rechnung mit einer kurzen Info an deinen Anwalt und kannst das Thema erstmal gedanklich abhaken.
Weiter machen: Manchmal lohnt sich grosser Aufwand nicht und es ist besser, die Sache abzuhaken. Denn schlimmer als der finanzielle Verlust ist schnell der Ärger und der Frust. Deinen Verlust begrenzt du dann am besten damit, einfach weiterzumachen und dich nicht länger zu ärgern.
Mini Beträge vorab berechnen: Bei kleinen Beträgen lohnt es sich nicht oder kaum, einen Anwalt zu beauftragen oder ein Mahnverfahren selbst auszufüllen. Schützen kannst du dich, indem du Mini Aufträge (für Erstkunden) vorab überweisen lässt. Begründen kannst du das genau damit.
Das Beste was DU tun kannst?
Offene Rechnungen einem Anwalt zu übergeben, wenn dein Kunde nicht zahlen will, könnte dafür sorgen, dass du länger Freude an deinem Beruf hast.
Online Mahnantrag selbst ausfüllen geht auch, aber kostet natürlich Zeit. Die bekommst du nicht bezahlt, und hinzu kommt die Unsicherheit, ob du das nun richtig ausgefüllt hast usw.
Als Illustratorin und Illustrator gibt es schon genug Sachen, die nicht wirklich Spass machen. Akquise, Buchhaltung... (Oder ist das bei dir anders?) Da ich Geld eintreiben als so weit weg von den eigentlichen Aufgaben sehe, schicke ich unbezahlte Rechnungen sehr viel lieber an einen Anwalt.
Mini Umfrage
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Was sind deine Erfahrungen?
Was sind deine Erfahrungen mit diesem leidigen Thema. Was hat gut funktioniert bei dir? Bist du schon mal auf die Nase gefallen? Was hast du daraus gelernt?
Was würdest DU anderen raten, die in dieser Situation stecken?
Ich habe jetzt ein halbes Jahr auf einen Betrag von etwa 2500 Euro gewartet – eigentlich nur der Restbetrag eines über das ganze Jahr angelegten Projektes. Die Zahlungsmoral ließ allerdings die ganze Zeit über ein wenig zu wünschen übrig, aber irgendwie lief es ja. Nur bei dieser letzten Rechnung kamen wir an unsere Grenzen.
Ich habe zweimal gemahnt. Als sich der Kunde daraufhin entschuldigte, er könne den Betrag jetzt nicht zahlen, habe ich einen Zahlungsplan eingefordert. Darauf wurde mein Ton bemängelt etc. Fakt war, sie konnten nicht zahlen und wollten mir auch in keinster Weise entgegenkommen. Alles ziemlich unschön.
Schlußendlich habe ich den Rechtsschutz der I.O. genutzt und eine Anwältin eingeschaltet. Der Kunde hat sich allerdings halbtot gestellt und stattdessen unabgesprochen immer wieder kleinere Beträge überwiesen.
Irgendwann kamen wir auf diese Weise unter eine gewisse Summe. Die Anwältin konnte ein Glück noch rechtzeitig das gerichtliche Verfahren einstellen lassen. Das war schon eine echte Nervenprobe.
Ende Februar kam dann endlich die letzte Rate von den Rechnung, die ich Ende August 2019 ausgestellt hatte. Ich bin heilfroh, wenn ich nie wieder was von diesem Kunden höre.
Hi Martina,
oh das klingt auch richtig nervig.
Aber schön, dass es dann doch noch ein okayes Ende gefunden hat. (Wobei ich finde noch schlimmer als das fehlende Geld ist einfach dieser Riesen-Nervfaktor. Und das bekommt man einfach in keiner Weise erstattet…)
Danke fürs Teilen!
Liebe Grüße…